Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Enorme Kosteneffizienz: Während interne Lösungen durch Schulungen und Arbeitszeitausfall oft fünfstellige Summen verschlingen, starten externe Services bei TrustSpace bereits ab 200 € monatlich.
- Haftungsauslagerung: Die Geschäftsführung minimiert persönliche Haftungsrisiken, da ein externer DSB (Datenschutzbeauftragter) für die korrekte Beratung einsteht.
- Kein Kündigungsschutz-Risiko: Externe Verträge sind flexibel kündbar – im Gegensatz zu internen DSBs, die einen besonderen gesetzlichen Kündigungsschutz genießen.
- Software-gestützte Geschwindigkeit: Durch den Einsatz von TrustSpaceOS und digitalen Vorlagen entfallen ineffiziente „Stundenfresser“ klassischer Berater.
- Keine Interessenkonflikte: Gesetzliche Unvereinbarkeiten (z. B. IT-Leitung als DSB) werden durch eine externe Bestellung sofort aufgelöst.
Die Entscheidung zwischen einem internen Mitarbeiter und einem externen Dienstleister für den Datenschutz ist für viele Geschäftsführer eine reine Rechenaufgabe – verbunden mit einer Risikoanalyse. In der Praxis zeigt sich oft: Was intern als „kostenneutrale Zusatzaufgabe“ beginnt, entwickelt sich schnell zu einem teuren Compliance-Risiko.
Besonders im Jahr 2026, wo Normen wie NIS2 und die DSGVO eng verzahnt sind, bietet die externe Bestellung nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern strategische Vorteile. Hier sind 12 faktenbasierte Punkte, warum ein externer Datenschutzbeauftragter entscheidende Vorteile für Ihr Unternehmen bringt.
1. Kostentransparenz und Einsparung (ab 200 € / Monat)
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass externe Berater teurer seien als interne Lösungen. Das Gegenteil ist der Fall, wenn man die Vollkostenrechnung betrachtet. Ein interner Datenschutzbeauftragter benötigt Fachkunde. Das bedeutet: teure Fortbildungen, Reisekosten und vor allem Arbeitszeit, die im Kerngeschäft fehlt. Ein Mitarbeiter, der 20 % seiner Zeit für Datenschutz aufwendet, kostet das Unternehmen bei einem Durchschnittsgehalt schnell über 10.000 € pro Jahr an reinen Personalkosten – ohne Lohnnebenkosten.
Moderne Anbieter wie TrustSpace nutzen einen Hybrid-Ansatz aus persönlicher Expertise und Software-Automatisierung. Dadurch sinken die monatlichen Pauschalen drastisch, da keine unnötigen Beratungsstunden „abgesessen“ werden müssen.
Praxis-Beispiel: Ein produzierender Mittelständler mit 50 Mitarbeitern zahlt bei TrustSpace etwa 300 € pro Monat. Das sind 3.600 € im Jahr für volle Absicherung – ein Bruchteil dessen, was die Ausbildung und Arbeitszeit einer internen Fachkraft kosten würde.
2. Minimierung der Geschäftsführer-Haftung
Die DSGVO sieht empfindliche Bußgelder vor, die sich direkt gegen das Unternehmen und in bestimmten Konstellationen gegen die Geschäftsführung richten können. Wenn Sie einen internen Mitarbeiter benennen, der Fehler macht, bleibt das Haftungsrisiko fast vollständig im Unternehmen, da Arbeitnehmerhaftung beschränkt ist.
Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt die Verantwortung für die fachliche Richtigkeit seiner Beratung und Überwachung. Er verfügt über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. Bestellen Sie TrustSpace als externen DSB, lagern Sie einen Großteil des Überwachungsrisikos aus.
Handlungsempfehlung: Prüfen Sie bei externen Angeboten immer, ob eine explizite Berufshaftpflichtversicherung für die Tätigkeit als DSB vorliegt. Dies ist Ihr Sicherheitsnetz.
3. Vermeidung des besonderen Kündigungsschutzes
Ein oft übersehener, aber gravierender Punkt im deutschen Arbeitsrecht: Ein intern bestellter Datenschutzbeauftragter genießt einen besonderen Kündigungsschutz (ähnlich wie ein Betriebsrat). Selbst nach Abberufung wirkt dieser Schutz oft noch ein Jahr nach. Das macht Personalplanung unflexibel.
Ein externer Dienstleistungsvertrag hingegen ist eine saubere B2B-Beziehung. Passt die Leistung nicht oder muss gespart werden, kann der Vertrag fristgerecht gekündigt werden. Sie binden sich keine arbeitsrechtlichen Fesseln ans Bein.
4. Vermeidung von Interessenkonflikten
Die DSGVO und diverse Gerichtsurteile (z. B. auf EU-Ebene) verbieten Interessenkonflikte strikt. Eine Person darf sich nicht selbst kontrollieren. Klassische Fehler in KMUs:
- Der IT-Leiter wird DSB (Er müsste seine eigenen Sicherheitsmaßnahmen kontrollieren).
- Die HR-Leitung wird DSB (Sie verarbeitet selbst sensibelste Personaldaten).
- Der Geschäftsführer selbst (Ist per Gesetz ausgeschlossen).
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist per Definition außenstehend und neutral. Damit ist dieser häufige Abmahn-Grund sofort vom Tisch.
Praxis-Tipp: Sollte Ihre aktuelle interne Lösung Mitglied der Geschäftsführung oder IT-Abteilung sein, besteht dringender Handlungsbedarf, da die Bestellung unwirksam sein könnte.
5. Keine “Stundenfresser” durch Software-Support
Klassische Datenschutzberater oder Anwälte rechnen oft im 6-Minuten-Takt ab oder erstellen jedes Dokument manuell neu. Das treibt die Kosten und verlangsamt Prozesse. Der TrustSpace-Ansatz „Information-Security-as-a-Service“ setzt hier auf Effizienz.
Durch den Einsatz der eigenen Plattform und bewährter Vorlagen (z. B. für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) werden Standardaufgaben in Minuten statt Tagen erledigt. Zwar ist die Software im Datenschutz-Bereich noch ein „Guided Service“ durch Experten und kein reines Self-Service-Tool, aber genau das verhindert Fehler. Sie zahlen für Ergebnisse, nicht für die Zeit, die jemand beim Tippen verbringt.
Mehrwert: Erfahren Sie mehr über unsere technologische Basis auf der ISMS Software Seite.
6. Expertenwissen statt gefährliches Halbwissen
Datenschutz ist komplex und dynamisch. Gesetze ändern sich, neue Urteile (z. B. zu US-Cloud-Diensten oder KI-Nutzung) erscheinen wöchentlich. Ein interner Mitarbeiter, der das „nebenbei“ macht, kann dieses Niveau nicht halten. Das Risiko von Fehlberatung steigt.
Externe Profis machen den ganzen Tag nichts anderes. Bei TrustSpace profitieren Sie zudem von einem Team aus Cybersecurity-Experten und Juristen. Das bedeutet: Wir wissen nicht nur, was im Gesetz steht, sondern auch, wie man es technisch in der IT umsetzt.
7. Synergien zu ISO 27001, TISAX® und NIS2
Datenschutz steht selten allein. Oft fordern Kunden zusätzlich Zertifizierungen wie ISO 27001 oder TISAX®. Ein interner DSB ist mit diesen Normen meist überfordert.
Ein spezialisierter externer Partner denkt diese Themen mit. Die Dokumentation für den Datenschutz (z. B. Asset-Listen) ist oft zu 80 % deckungsgleich mit den Anforderungen der Informationssicherheit. Wer hier extern bündelt, spart doppelte Arbeit.
Weiterführende Infos:
8. Schnelle Verfügbarkeit ohne Einarbeitung
Wenn ein interner Datenschutzbeauftragter das Unternehmen verlässt, entsteht eine gefährliche Lücke. Die Suche nach Ersatz dauert Monate, die Einarbeitung ebenso. Ein externer Dienstleister ist sofort handlungsfähig.
Für TrustSpace bedeutet das: Gap-Analyse starten, Status Quo ermitteln, Bestellung unterschreiben – oft eine Sache von wenigen Tagen. Da die Prozesse standardisiert sind, gibt es keine lange „Lernkurve“ auf Ihre Kosten.
9. Pufferfunktion zu Behörden und Betroffenen
Nichts ist unangenehmer, als wenn die Landesdatenschutzbehörde anruft oder eine „Auskunftsanfrage“ eines verärgerten Ex-Mitarbeiters (Art. 15 DSGVO) ins Haus flattert. Externe Datenschutzbeauftragte fungieren hier als professioneller Puffer.
Sie übernehmen die Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde (gemäß Art. 39 DSGVO) und formulieren Antworten auf Betroffenenanfragen rechtssicher. Das nimmt Stress aus der Organisation und verhindert emotionale Schnellschüsse.
10. Kontinuierliche Schulung der Belegschaft
Die DSGVO fordert die Sensibilisierung der Mitarbeiter. Intern wird dies oft als lästige Pflicht gesehen, Folien werden lieblos durchgeklickt. Externe bringen frischen Wind und oft bessere, digitale Lernformate mit.
TrustSpace integriert beispielsweise automatisierte Security-Schulungen. Das entlastet die HR-Abteilung und sorgt für nachweisbare Compliance, ohne dass Sie Seminarräume buchen müssen.
11. Objektiver Blick von Außen
Betriebsblindheit ist ein echtes Risiko. “Das haben wir schon immer so gemacht” ist im Datenschutz ein gefährlicher Satz. Ein externer Auditor sieht Prozesse (z. B. wie Bewerberdaten gespeichert werden oder wie lange E-Mails archiviert sind) nüchtern und sachlich.
Diese Neutralität hilft, Schwachstellen zu identifizieren, die internen Kollegen gar nicht mehr auffallen oder die sie sich aus politischen Gründen nicht zu melden trauen.
12. Skalierbarkeit bei Wachstum
Ihr Unternehmen wächst? Ein interner DSB ist in seiner Kapazität begrenzt. Hat er keine Zeit mehr, bleibt Arbeit liegen. Externe Dienstleistungen atmen mit.
Ob Sie von 50 auf 200 Mitarbeiter wachsen oder neue Standorte eröffnen: Das Modell passt sich an. Wie in den TrustSpace Preisbeispielen ersichtlich, skaliert der Preis fair mit der Unternehmensgröße (z. B. Sprung von 300 € auf 600 € bei Vervierfachung der Belegschaft), ohne dass Sie neue Stellen ausschreiben müssen.
Der TrustSpace-Vorteil: Mehr als nur Beratung
Wir kombinieren die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten mit unserer TrustSpaceOS Plattform. Das bedeutet für Sie:
- Festpreise statt Stundensätze: Planungssicherheit ab 200 € / Monat.
- Rechtsberatung inklusive: Wenn wir als DSB bestellt sind, dürfen wir Sie auch konkret rechtlich zur DSGVO beraten (was reine IT-Berater nicht dürfen).
- Keine “Blackbox”: Durch unser Dashboard sehen Sie jederzeit den Status Ihrer Compliance.
Lernen Sie mehr über unser Team und unsere Philosophie.
Häufige Fragen (FAQ)
Ist ein Datenschutzbeauftragter für mein Unternehmen Pflicht?
In Deutschland müssen Unternehmen einen DSB benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von der Mitarbeiterzahl ist er Pflicht, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist oder Daten geschäftsmäßig übermittelt werden (z. B. Markt- und Meinungsforschung).
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter konkret?
Die Preise variieren je nach Anbieter und Unternehmensgröße stark. Während klassische Kanzleien oft mehrere tausend Euro verlangen, setzt TrustSpace auf Effizienz. Für kleinere Unternehmen beginnt der Service bei 200 € pro Monat. Ein typisches Szenario (50 Mitarbeiter, produzierendes Gewerbe) liegt bei ca. 300 € monatlich.
Haftet der externe DSB bei Bußgeldern?
Das Bußgeld selbst richtet sich gegen das Unternehmen. Der externe DSB haftet jedoch im Innenverhältnis für Falschberatung. Durch eine entsprechende Berufshaftpflichtversicherung des Dienstleisters ist dieser Schadenersatzanspruch – anders als bei internen Mitarbeitern – auch tatsächlich werthaltig absicherbar.
Kann TrustSpace auch die IT-Sicherheit mit übernehmen?
Ja, das ist der Kern unserer Mission „Informationssicherheit-as-a-Service“. Neben dem Datenschutz unterstützen wir vollumfänglich bei Cybersecurity-Lösungen, NIS2-Gap-Analysen und IT-Grundschutz.
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